Pour un distributeur, une quincaillerie ou une boutique, une quantité erronée se traduit par une promesse de livraison impossible ou un achat inutile. Le bon test ne consiste pas à observer un joli tableau de bord : il faut reconstruire le parcours d’un produit depuis sa réception jusqu’à sa sortie.
Quels mouvements le logiciel doit-il expliquer ?
Choisissez une référence réellement vendue et demandez son historique. Chaque mouvement doit être daté, associé à un document et rattaché à un emplacement. Un total de stock sans origine vérifiable est difficile à contrôler.
- Réception fournisseur : quantité commandée, quantité reçue et reliquat doivent rester distincts.
- Sortie client : commande, réservation et livraison ne doivent pas diminuer trois fois le même stock.
- Transfert : le départ d’un magasin et l’arrivée dans l’autre doivent pouvoir être rapprochés.
- Retour : un produit revendable et un produit abîmé doivent suivre des traitements différents.
- Inventaire : l’écart doit conserver son motif et l’identité de la personne qui le valide.
Pour les produits concernés, ajoutez les lots, dates de péremption ou numéros de série. Ces besoins se testent sur une réception et une sortie, pas seulement sur une case « traçabilité » dans un devis.
Comment tester les unités, les cartons et les pièces ?
Une entreprise peut acheter par carton et vendre à la pièce. Définissez la conversion avant l’import du catalogue. Dans un exemple fictif, un carton contient 12 pièces : la réception de 5 cartons doit ajouter 60 pièces, sans multiplier une seconde fois les quantités lors de la vente.
Examinez aussi les prix d’achat et de vente : un prix par carton ne doit pas être appliqué à une pièce. Si la taille des cartons change selon le fournisseur, précisez si la conversion appartient au produit, au conditionnement ou au fournisseur. Testez les arrondis pour les marchandises vendues au poids ou à la longueur.
Quel scénario utiliser pour comparer deux logiciels ?
Jeu d’essai fictif : démarrez avec zéro stock, un magasin A et un magasin B. Effectuez les opérations dans cet ordre et demandez le journal des mouvements après chaque étape.
| Opération | Magasin A | Magasin B |
|---|---|---|
| Réception de 5 cartons de 12 au magasin A | 60 | 0 |
| Transfert terminé de 12 pièces vers B | 48 | 12 |
| Vente et sortie de 7 pièces depuis A | 41 | 12 |
| Retour revendable de 1 pièce dans A | 42 | 12 |
| Inventaire physique A : 40, écart validé de moins 2 | 40 | 12 |
Le total final est de 52 pièces. La différence entre 54 avant inventaire et 52 après correction doit être justifiée, pas effacée. Recommencez le transfert en le laissant en attente : si le logiciel gère un emplacement de transit, les pièces doivent y être visibles sans être simultanément disponibles dans les deux magasins.
Comment éviter les ruptures sans surstocker ?
Commencez par un seuil lisible. Exemple fictif : vous vendez 4 pièces par jour, le fournisseur livre en 6 jours et vous retenez 10 pièces de sécurité. Le seuil indicatif est de 4 × 6 + 10 = 34 pièces. Ce chiffre déclenche une vérification du besoin ; il ne constitue pas automatiquement la quantité à commander.
Tenez compte des commandes fournisseurs déjà attendues et des quantités réservées aux clients. Un délai de livraison instable, une vente saisonnière ou un minimum d’achat imposent d’ajuster ce calcul. Demandez au logiciel d’expliquer son alerte afin que l’acheteur puisse la valider.
Comment rapprocher stock physique et comptabilité ?
La quantité répond à « combien de pièces ? », la valorisation répond à « pour quel montant ? ». Un mouvement entre deux magasins d’une même société ne doit pas être confondu avec une vente au client. Une facture fournisseur et une réception peuvent également arriver à des dates différentes.
Faites valider par votre comptable la méthode de valorisation et le traitement des frais, retours et pertes. Le cadre AUDCIF et SYSCOHADA révisé publié par l’OHADA sert de référence comptable ; l’existence d’un écran de stock ne démontre pas à elle seule la conformité des écritures.
Pour relier les deux besoins, consultez notre comparaison ERP et logiciel comptable. Demandez une démonstration d’une réception, de sa facture et du rapport de valorisation sur la même période.
Comment préparer la reprise des données ?
- Nettoyez les références en double et attribuez une unité de base à chaque produit.
- Identifiez les magasins, zones de quarantaine et emplacements de transit utiles.
- Réalisez un comptage de départ à une date définie, avec une règle pour les mouvements en cours.
- Importez un petit échantillon, vérifiez-le, puis traitez le catalogue complet.
- Comparez les totaux et conservez le fichier importé ainsi que le procès-verbal de contrôle.
Le guide de migration depuis Excel détaille la préparation. Si les sorties viennent du comptoir, ajoutez le test de caisse et remboursement : la cohérence doit être vérifiée de bout en bout.
Comment évaluer Madata sur votre activité ?
Présentez vos produits et ce scénario à l’équipe, puis comparez les résultats attendus aux documents produits. Demandez quels modules couvrent vos magasins, utilisateurs et besoins de traçabilité, ainsi que les conditions d’export de l’historique. Consultez la gestion du commerce et de la distribution et les tarifs Madata pour préparer un devis adapté.
Questions fréquentes
Quelle différence entre stock physique et stock disponible ?
Le stock physique correspond aux quantités présentes. Le disponible à vendre peut en retrancher les réservations et les produits bloqués. Demandez au logiciel de montrer la formule utilisée et les emplacements concernés.
Un code-barres suffit-il à fiabiliser le stock ?
Non. Le code-barres réduit les erreurs de sélection, mais il faut aussi enregistrer réceptions, sorties, transferts, retours et écarts. Une unité de vente mal définie fausse les quantités même si le code est correctement scanné.
Peut-on commencer avec Excel ?
Oui, pour une activité simple avec peu de mouvements et une saisie maîtrisée. Un outil partagé devient utile lorsque plusieurs personnes ou magasins modifient les quantités, ou lorsque les réservations et les ventes doivent être synchronisées.
Comment calculer un seuil de réapprovisionnement ?
Un point de départ est la consommation moyenne pendant le délai fournisseur, augmentée d’un stock de sécurité. Les hypothèses doivent être adaptées à la saisonnalité, aux minimums de commande et à la fiabilité des livraisons.
Références pour approfondir
- OHADA : acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière. Cadre comptable et présentation du SYSCOHADA révisé.
Article rédigé par l’équipe Madata, éditrice du logiciel. Les références institutionnelles décrivent le cadre applicable ; elles ne constituent pas une certification de notre produit.