École · Formation · Enseignement

Le logiciel de gestion des écoles en Afrique

Facturation des scolarités en plusieurs échéances, suivi des impayés, relances et comptabilité SYSCOHADA. Pour les écoles privées, centres de formation et instituts d'Afrique francophone.

Un logiciel ERP en Afrique francophone, tarifé en FCFA, dont la comptabilité suit le SYSCOHADA révisé de l'espace OHADA.

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Mis à jour le · Rédigé par l'équipe Madata

En bref

Madata est un logiciel de gestion pour les écoles privées et centres de formation d'Afrique francophone : chaque famille est un client, la scolarité se facture avec des conditions de paiement en plusieurs échéances, les règlements partiels s'imputent, les relances partent sur les impayés, et la comptabilité au plan SYSCOHADA révisé est alimentée sans ressaisie. Il n'y a pas de module de vie scolaire. À partir de 50 000 FCFA par mois et par société en engagement annuel.

Le problème que Madata résout dans les écoles et établissements scolaires

Une école ne vend pas un produit, elle encaisse une créance étalée sur une année scolaire, souvent réglée en plusieurs fois et rarement aux dates prévues. Le suivi tient dans un cahier ou un tableur, et personne ne sait à un instant donné combien il reste à recouvrer ni auprès de qui. Madata traite la scolarité comme une facture à échéances : chaque règlement partiel s'impute, le reste dû se lit par famille, et la trésorerie devient prévisible. Madata ne gère ni les notes, ni les emplois du temps, ni les bulletins scolaires.

Scolarité facturée en plusieurs échéances

La facture de scolarité porte des conditions de paiement en plusieurs tranches, chacune avec sa date, plutôt qu'un règlement unique. Pour une facturation mensuelle récurrente, le module Abonnements du pack TPE émet les factures à date fixe.

Règlements partiels imputés

Un versement de 30 000 FCFA sur une tranche de 100 000 s'impute et laisse un solde. Le reçu est produit, l'encaissement rejoint la comptabilité, et le reste à payer reste juste sans calcul manuel.

Relances sur les impayés

Les échéances dépassées remontent dans le suivi des impayés. La relance part d'une liste construite sur les dates réelles, ce qui remplace la recherche dans un cahier.

Paie des enseignants et comptabilité

Pour les établissements de Côte d'Ivoire, bulletins, cotisations CNPS et déclarations sont produits dans la même application que la comptabilité (pack PME), vacataires compris. Dans les autres pays, la paie n'est pas livrée.

Les métiers concernés

  • École primaire privée
  • Collège et lycée privés
  • Centre de formation professionnelle
  • Institut supérieur
  • École de langues
  • Crèche et maternelle
  • Auto-école
  • Centre informatique

Questions fréquentes

Peut-on facturer la scolarité en plusieurs tranches ?

Oui. La facture de scolarité porte des conditions de paiement en plusieurs échéances, avec une date par tranche. Le montant restant dû se lit à tout moment pour une famille comme pour l'établissement entier, sans recalcul manuel. Madata n'a pas de module d'inscription scolaire : l'échéancier se choisit sur la facture.

Comment suivre les règlements partiels ?

Chaque versement s'impute sur l'échéance concernée et laisse un solde visible. Le reçu est produit dans la foulée et l'encaissement rejoint la comptabilité, ce qui évite de tenir en parallèle un cahier de caisse et un cahier de scolarité.

Peut-on savoir qui est en retard de paiement ?

Oui. Les échéances dépassées remontent dans le suivi des impayés, construit sur les dates réelles. La relance se prépare à partir de cette liste, ce qui remplace la recherche dans un registre et rend le recouvrement systématique.

La paie des enseignants est-elle gérée ?

Pour les établissements de Côte d'Ivoire, oui, dans le pack PME : bulletins, cotisations CNPS et déclarations sont produits dans la même application que la comptabilité, pour les enseignants permanents comme pour les vacataires. Dans les autres pays, la paie locale n'est pas livrée.

Combien coûte Madata pour une école ?

À partir de 50 000 FCFA par mois en engagement annuel pour le pack TPE, qui apporte la comptabilité SYSCOHADA, la facturation récurrente et le multi-société. Le pack PME ajoute les congés et la paie ivoirienne à 70 000 FCFA. Le prix est par société, pas par élève.

Source

La comptabilité décrite ici suit le plan SYSCOHADA révisé : OHADA, Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière (AUDCIF), en vigueur depuis le 1er janvier 2018, consulté le 29 septembre 2026.

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