Politique de confidentialité

Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou dont nous avons la gestion. Madata est responsable de tous les renseignements personnels qu'il a en sa possession, notamment les renseignements reçus directement de clients et de membres du personnel, ainsi que ceux reçus indirectement. Nous avons établi des politiques et des procédures destinées à protéger les renseignements personnels de nos clients et de notre personnel. Nous avons nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels, qui assure la surveillance de la protection de la vie privée pour le compte de Madata. Pour toute question : [email protected]

Avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels directement, Madata indique les motifs pour lesquels il le fait. Dans la plupart des cas, c'est uniquement dans le cadre de la prestation de services professionnels que Madata utilisera et/ou communiquera des renseignements personnels concernant ses clients. Lorsqu'un visiteur consulte notre site web, des fichiers de données peuvent être déposés sur son appareil (cookies, balises pixel). Ils nous permettent de conserver certaines informations sur l'utilisation du site : date de la dernière visite, pages consultées, fichiers téléchargés. Ces fichiers ne sont déposés qu'après votre accord explicite, recueilli via le bandeau affiché lors de votre première visite. Le détail des outils concernés et de leurs durées de conservation figure au principe 09 ci-dessous.

Madata impose des restrictions en ce qui concerne la quantité et la nature des renseignements personnels que son organisation recueille. Madata se limite à recueillir les seuls renseignements personnels jugés raisonnablement nécessaires pour pouvoir offrir ses services et pour exercer ses activités commerciales.

Madata utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. • Dossiers RH et employés : conservés conformément aux lois et normes en matière d'emploi. • Candidats à un emploi : renseignements conservés pendant 24 mois afin de communiquer pour d'autres postes disponibles. • Si un candidat est embauché, les renseignements recueillis pendant le processus d'embauche sont conservés pour établir et gérer le lien d'emploi.

Madata protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Madata protège les renseignements personnels en recourant à des installations sécuritaires et à des outils et pratiques conformes aux normes de l'industrie. • Les renseignements personnels sont conservés dans des environnements sécurisés non accessibles au public. • Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés dont l'accès est strictement limité aux personnes autorisées. • Ces données peuvent être traitées par des tiers fournisseurs de services. Dans ces cas, Madata s'assure que ces tiers sont liés par les garanties appropriées.

Madata répondra à toute plainte ou question concernant la confidentialité des renseignements personnels. Dans le cas d'une plainte, nous ferons enquête et tenterons d'en arriver à une solution. Toute personne ayant des doutes quant à la conformité des pratiques de Madata est invitée à faire part de ses préoccupations au Responsable de la protection des renseignements personnels, idéalement par écrit. Le Responsable s'assurera que toute plainte donne lieu à une enquête interne et tentera dans la mesure du possible de communiquer ses constatations au plaignant dans les 30 jours suivant la réception de la plainte.

Conformément aux exigences en matière de protection des données et aux conditions des plateformes tierces (notamment Meta/Facebook), tout utilisateur peut à tout moment demander la suppression des renseignements personnels que Madata détient à son sujet, y compris ceux obtenus via une connexion à un service tiers (Facebook Login, Google, etc.). Pour exercer ce droit, il suffit d'adresser un courriel à [email protected] avec pour objet « Suppression de mes données » en précisant l'adresse email associée au compte (et, le cas échéant, l'identifiant du service tiers concerné). Madata traite ces demandes dans un délai maximum de 30 jours et confirme la suppression effective par retour de courriel. Les données supprimées comprennent le profil, les contenus associés, les journaux de connexion et l'ensemble des informations collectées via les services tiers (nom, adresse email, photo de profil, identifiant externe).

Lorsqu'un utilisateur choisit de connecter son compte Google à Madata, l'application accède aux données suivantes, et uniquement à celles-ci. DONNÉES ACCÉDÉES • Identité (scopes « openid » et « email ») : l'adresse email du compte Google connecté. Elle sert à rattacher la connexion au bon utilisateur Madata et à afficher l'adresse d'expédition des messages. • Envoi d'emails (scope « https://www.googleapis.com/auth/gmail.send ») : ce niveau d'accès permet uniquement d'envoyer des messages au nom de l'utilisateur. Il ne donne aucun droit de lecture, de recherche, de modification ou de suppression sur la boîte Gmail. Madata ne lit aucun email de l'utilisateur, et aucun contenu de la boîte Gmail n'est stocké dans Madata. • Agenda (scope « https://www.googleapis.com/auth/calendar ») : lecture des événements des agendas de l'utilisateur pour les afficher dans le calendrier Madata, et création, modification ou annulation d'événements lorsque l'utilisateur agit depuis Madata. Les données d'événement traitées sont le titre, les dates et heures, le lieu, la description et la liste des participants. UTILISATION Ces données sont utilisées exclusivement pour fournir les fonctionnalités visibles demandées par l'utilisateur : l'envoi de documents commerciaux (devis, factures, relances) depuis son adresse professionnelle, et l'affichage et la gestion de son planning dans Madata. Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de ciblage, de profilage, d'évaluation de solvabilité ou de crédit, ni revendues. TRANSFERT À DES TIERS Les données d'agenda (titre, dates, lieu, participants) peuvent être transmises à nos prestataires d'intelligence artificielle lorsque l'utilisateur interroge l'assistant Mia au sujet de son planning. Ces prestataires sont Google (Gemini), OpenAI et Anthropic. Ils agissent comme sous-traitants, uniquement sur instruction de Madata et pour répondre à la demande de l'utilisateur, dans le cadre d'offres commerciales excluant contractuellement l'entraînement de modèles sur les données transmises. Le contenu des emails n'est jamais transmis à un prestataire d'intelligence artificielle, Madata n'y ayant pas accès. Aucune donnée Google n'est transmise ni vendue à un courtier en données, à un annonceur ou à un tiers à des fins qui leur seraient propres. PROTECTION Les jetons d'accès et de rafraîchissement Google sont conservés de façon sécurisée et ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Les échanges avec les API Google s'effectuent exclusivement en HTTPS. CONSERVATION ET SUPPRESSION Les jetons sont conservés tant que la connexion Google reste active. L'utilisateur peut se déconnecter à tout moment depuis ses Préférences dans Madata : les jetons sont alors immédiatement supprimés de nos serveurs. Il peut également retirer l'autorisation accordée à Madata directement depuis son compte Google, à l'adresse https://myaccount.google.com/permissions. En cas de jeton devenu invalide, celui-ci est automatiquement purgé. Une demande globale de suppression peut être adressée à [email protected] avec l'objet « Suppression de mes données » et sera traitée sous 30 jours, conformément au principe 07. USAGE LIMITÉ (LIMITED USE) L'utilisation et le transfert par Madata des informations reçues des API Google, vers toute autre application, respectent la Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences relatives à l'usage limité (Limited Use requirements).

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter, de refuser, ou de choisir catégorie par catégorie. Aucun cookie de mesure ou de publicité n'est déposé sur votre appareil avant votre accord. Une précision de transparence sur les outils Google. Ils fonctionnent selon le « mode de consentement avancé » : le script Google est chargé dès l'ouverture de la page, mais dans un état où toute conservation de données est refusée. Dans cet état, il transmet à Google une mesure dite « sans cookie » : ni cookie déposé, ni identifiant publicitaire, ni donnée permettant de vous reconnaître d'une visite à l'autre. Elle sert uniquement à estimer statistiquement des volumes de visites. Si vous acceptez, la mesure complète s'active ; si vous refusez, elle reste limitée à cette forme anonyme. Les outils publicitaires Meta et TikTok, eux, ne sont pas chargés du tout tant que vous n'avez pas accepté la catégorie « Publicité » : aucun script, aucune requête. Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment en cliquant sur « Gérer mes cookies » en bas de chaque page. Un refus n'a aucun effet sur l'accès au site ni sur nos services. CATÉGORIE 1 — STRICTEMENT NÉCESSAIRES (toujours actifs) Ces cookies ne nécessitent pas de consentement car le site ne peut pas fonctionner sans eux. Ils ne servent ni à la mesure d'audience ni à la publicité. • Session et authentification : maintien de votre connexion à votre espace client. Durée : la session, ou 30 jours si vous demandez à rester connecté. • Préférence de langue : mémorise le choix français ou anglais. Durée : 12 mois. • Consentement (« mt_consent ») : mémorise précisément le choix que vous exprimez dans le bandeau, pour ne pas vous le redemander à chaque page. Durée : 13 mois. • Sécurité : protection contre les soumissions automatisées de formulaires (Google reCAPTCHA). CATÉGORIE 2 — MESURE D'AUDIENCE (soumise à votre accord) Fournisseur : Google Ireland Limited. • Google Analytics 4 : nombre de visiteurs, pages consultées, parcours de navigation, provenance du trafic. Nous l'utilisons pour comprendre quelles pages vous sont utiles. L'adresse IP est tronquée avant enregistrement. Cookies « _ga » et « _ga_* », déposés uniquement si vous acceptez. Durée : 13 mois. • Google Tag Manager : outil technique de gestion des balises ci-dessus. Il ne dépose pas de cookie de son propre chef. En cas de refus, ces cookies ne sont pas déposés et seule subsiste la mesure sans cookie décrite plus haut. Les identifiants de clic publicitaire sont alors masqués et les requêtes passent par un domaine sans cookie. CATÉGORIE 3 — PUBLICITÉ (soumise à votre accord) Ces outils permettent de mesurer l'efficacité de nos campagnes et de ne pas vous présenter des publicités hors sujet. • Meta Pixel — Meta Platforms Ireland Limited : mesure des campagnes Facebook et Instagram, et constitution d'audiences publicitaires. Cookies « _fbp », et « _fbc » si vous arrivez depuis une publicité. Durée : 3 mois. • TikTok Pixel — TikTok Information Technologies UK Limited : mesure des campagnes TikTok. Cookies « _ttp » et « _tt_enable_cookie ». Durée : 13 mois. DONNÉES TRANSMISES Nous transmettons à ces outils la page consultée, la provenance de la visite et les étapes franchies (création de compte, choix d'une offre, paiement, mise en service). Le montant d'un abonnement souscrit est transmis afin de mesurer la rentabilité des campagnes. Nous ne leur transmettons jamais votre nom, votre adresse email, votre numéro de téléphone, la raison sociale de votre entreprise, ni aucune donnée saisie dans votre espace client. Les adresses de pages contenant un jeton ou un identifiant (lien d'activation, d'invitation ou d'enquête) sont systématiquement masquées avant tout envoi. TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE Ces prestataires sont susceptibles de transférer des données vers les États-Unis, sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne et, pour les entités concernées, du cadre de protection des données UE-États-Unis. Vous pouvez à tout moment refuser ces transferts en refusant les catégories 2 et 3 dans le bandeau.